Service de traduction certifiée, assermentée, et légalisée

Studio Moretto Group : votre traducteur assermenté pour toutes les langues

La traduction est assermentée pour qu’elle devienne officielle et pour qu’elle puisse être présentée à un service public ou partenaire étranger.

La traduction assermentée est notamment requise par les Bureaux de naturalisation (pour la traduction de certificats de mariage, de divorce, de naissance ou de décès) par les Consulats, par les Bureaux de l’immigration ou par les établissements scolaires (pour la traduction de bulletins scolaires et diplômes) et dans le cadre de procédures officielles telles que des marchés publics, des procès internationaux (sentences, dépositions, mandats, etc.), des démarches pour l’obtention de brevets, actes notariés, contrats internationaux, approbation d’états financiers étrangers, fusions et acquisitions.

Les traducteurs de l’agence Studio Moretto Group sont des traducteurs assermentés officiels, légalement reconnus pour effectuer le service de traduction assermentée dans le monde entier.

Comment certifions-nous une traduction ?

En général, le choix s’effectue entre les services suivants, qui seront décrits plus loin de manière détaillée :

• Assermentation : serment de la traduction qui devient ainsi officielle dans le pays où est prêté le serment. L’assermentation est le serment auprès d’un service public compétent (dans de nombreux pays, le Greffe du Tribunal ou le Juge de Paix) qui certifie l’utilisation de la traduction dans le pays où est prêté le serment. Dans certains pays, ce service ne peut être effectué que par des traducteurs experts, c’est-à-dire inscrits auprès du Tribunal ou reconnus par le gouvernement : nos bureaux seront en mesure de vous conseiller, en plus de traduire et certifier vos documents.
• Légalisation : validation de la traduction assermentée afin qu’elle soit officialisée pour être utilisée dans un pays autre que celui où a été effectuée l’assermentation. La légalisation est une certification par laquelle un service public (dans beaucoup de pays, le Parquet de la République, le ministère des Affaires Étrangères ou de la Justice) valide l’authenticité d’un document traduit et assermenté, et de la signature apposée par un officier public pour une utilisation à l’étranger, pour qu’il soit assorti d’une validité légale dans les limites des frontières nationales.
• Apposition de l’Apostille de la Haye : formalité similaire à la légalisation mais uniquement possible pour certains pays de destination. Les pays qui ont signé et ratifié la Convention de la Haye en 1961 permettent la légalisation des documents par la procédure de l’Apostille.
• Certification interne : déclaration signée et cachetée par SMG, attestant de la qualité de la traduction.

Traduction, assermentation, légalisation, apostille de la Haye et certification interne : faisons le point

Selon les besoins, la langue de traduction et/ou du pays de destination, plusieurs formalités permettent de valider l’authenticité d’un document ou d’une traduction, qu’il s’agisse d’un certificat d’un particulier (diplômes scolaires, certificats de naissance, casiers judiciaires, etc.) ou d’une entreprise/institution (contrats, actes de constitution, comptes annuels, etc.).

Ci -dessous les différences entre les démarches à suivre pour certifier un document, à savoir l’assermentation, la légalisation de documents, l’authentification par l’apostille (alternative à la légalisation pour les pays signataires de la Convention de la Haye de 1961) et la certification interne de Studio Moretto Group. Entrons dans le détail de chacun d’entre elles, en examinant les modalités dans lesquelles ces services peuvent être fournis et quelles figures entrent en jeu.

Assermentation

De quoi s’agit-il ?

L’assermentation est un acte public par lequel on certifie la conformité du contenu de la traduction d’un document (d’un particulier ou d’une entreprise) par rapport au document original.

Il s’agit essentiellement d’un serment, attestant que la traduction d’un document respecte l’original dans son intégralité (c’est pourquoi on parle également de traduction assermentée).

Quand est-elle nécessaire ?

Il est nécessaire d’assermenter un document :

1. à chaque fois que l’on souhaite rendre légalement valide un document rédigé dans une langue étrangère sur tout le territoire italien. Dans ce cas, il est obligatoire de procéder à la traduction en italien d’un tel document.
2. dès lors que l’on souhaite rendre un document officiel dans un autre pays. Dans ce cas, la procédure d’assermentation constitue un passage nécessaire pour la légalisation ultérieure (voir plus loin).

Comment est assermenté un document ?

La conformité de la traduction d’un document par rapport à son document d’origine peut être certifiée par un serment prêté devant le Tribunal, par :

1. un traducteur de langue maternelle (qui peut être la personne qui a traduit le document) ;
2. une figure professionnelle (traducteur, interprète, expert ou autre) inscrite à l’ordre des conseillers techniques près le Tribunal compétent ;
3. une figure professionnelle (traducteur, interprète, expert ou autre) inscrite à l’Associazione Periti ed Esperti de la Chambre de commerce, d’Industrie et d’Artisanat compétente.

Toute personne qui prête serment doit signer un procès-verbal d’assermentation (fourni par le Tribunal ou par une agence de traduction) en présence d’un officier du Tribunal compétent auprès du Greffe et assume toute responsabilité découlant de la véracité de sa déclaration. Le document est ensuite cacheté par l’officier du Tribunal.

Un document est considéré assermenté dès lors qu’il est signé et cacheté.

Comment procède-t-on à l’assermentation d’une traduction ?

Le client nous fournit le document original ou une copie conforme. L’original est un document délivré par l’administration publique, par un officier public ou par une société sur papier à en-tête, avec des signatures autographes et des tampons ou cachets. Une copie conforme est la reproduction d’un document original, dont la fidèle correspondance est attestée par la déclaration d’un officier public autorisé. Nous préparons un devis de dépense en fonction de la longueur du document à traduire et à assermenter et selon les délais de livraison demandés par le client. Une fois le devis signé par le client, nous procédons à la traduction et assermentation auprès du Tribunal d’un dossier papier constitué de ce qui suit :
1. document original ou copie conforme ;
2. traduction du document ;
3. procès-verbal d’assermentation.
Le dossier contiendra des sceaux entre les pages qui ne peuvent pas être séparées : il sera donc impossible de détacher le document original de la traduction ou du procès-verbal. Ce dernier est une déclaration écrite par laquelle la société de traduction demande l’assermentation du document et prête serment, par la signature du procès-verbal, d’avoir traduit en âme et conscience. Le greffier du Tribunal appose lui aussi sa signature sur le procès-verbal d’assermentation, en certifiant ainsi la correspondance de la traduction avec le texte original ou sa copie conforme. Cette opération aboutit à ce qu’on appelle une traduction assermentée : votre document traduit est désormais valide sur le territoire national italien et peut vous être restitué.

Légalisation de documents

De quoi s’agit-il ?

En général, le terme « légalisation » permettant d’authentifier la signature apposée par un officier public sur un document ou un acte (y compris sur les traductions assermentées), donnant une valeur légale au document en question.

Quand est-elle nécessaire ?

Selon la loi italienne, la légalisation de la signature d’un document s’avère nécessaire dans deux cas :

1) légalisation de documents pour l’étranger : dès lors que les signatures apposées sur n’importe quel document ou acte établi en Italie doivent avoir une valeur légale, y compris à l’étranger, devant une autorité étrangère. À ce propos, l’article 33, alinéa 1 du Décret du Président de la République italienne n° 445 du 28/12/2000 stipule ce qui suit :

« Les signatures sur les actes et documents établis dans l’État et à faire valoir à l’étranger devant des autorités étrangères sont, si demandé par ces dernières, légalisées par les organes compétents, centraux ou périphériques du ministère compétent, ou par tout autre organe et autorité déléguée par celui-ci. »

2) légalisation de documents étrangers en Italie : dès lors qu’il est nécessaire de légaliser, en Italie, un document établi à l’étranger. Voici ce que stipule l’alinéa 2 de l’art. 33 du Décret du Président de la République italienne n°445 du 28/12/2000 :

« Les signatures sur les actes et documents établis à l’étranger par des autorités étrangères et à faire valoir dans l’État sont légalisées par les représentations diplomatiques ou consulaires italiennes à l’étranger. Les signatures apposées sur des actes et documents par des organes compétents des représentations diplomatiques ou consulaires italiennes ou par les fonctionnaires qu’elles ont délégués ne sont pas soumises à la légalisation. Voir l’art. 31. »

Légalisation de documents : comment légaliser une signature ?

La légalisation est effectuée par la préfecture compétente (sur délégation du ministère des Affaires Étrangères). Le document doit reporter la signature complète à légaliser. Après lecture du document, les éléments suivants sont inscrits :

• date et lieu de la légalisation ;
• nom et prénom ;
• qualification et signature de l’officier public qui effectue la légalisation ;
• tampon du Bureau territorial du gouvernement (tel que décrit à l’art. 30 du D.P.R. n° 445 du 28/12/2000)

Dans certains cas, le Parquet de la République peut procéder lui-même à la légalisation des documents.

Contrairement à l’assermentation, pour obtenir la légalisation d’une signature, il faut généralement compter entre 3 à 5 jours ouvrables, voire 10 jours en cas de surcharge des bureaux publics.

Dans certains cas, la légalisation, au sens stricte du terme, n’est pas demandée, il est alors possible d’officialiser un document simplement avec l’apostille. Voyons à présent les cas où il est possible de procéder à l’apostille.

Apostille : alternative à la légalisation de documents (à certaines conditions)

De quoi s’agit-il ?

Le terme « apostille » provient du latin postilla, qui veut dire après, à la suite (post) de cela (illa), qui doit être compris comme « après les paroles de l’auteur ».

Dans le langage juridique, il définit justement l’annotation sur un document original à légaliser, en remplacement de la procédure de légalisation ordinaire.

Dans quelles conditions l’apostille est-elle possible au lieu de la légalisation ?

La légalisation de documents par la formalité de l’apostille est généralement délivrée par l’ambassade de l’État dans lequel on souhaite obtenir la reconnaissance légale du document.

Cependant, cette alternative est uniquement réservée aux pays signataires de la Convention de la Haye de 1961.

Dans ce cas, la validation du document est immédiatement effective pour tous les pays de la Convention.

Liste des États qui ont signé la Convention de la Haye et dans lesquels elle est entrée en vigueur :

Sources

• HCCH : site officiel des Conférences de la Haye sur le droit privé international
• Texte intégral de la Convention.
• Wikipedia

Pour plus d’informations sur les exigences de traduction et légalisation de documents pour l’étranger, nous restons à votre entière disposition à l’adresse e-mail sales@smglanguages.com.