Technical writing: campi di applicazione

Data la crescente richiesta del mercato per dei servizi di redazione tecnica multilingue, abbiamo deciso di creare un articolo esplicativo in merito, delineando i tratti salienti della materia in questione (il technical writing) e descrivendo nel dettaglio le procedure da noi adottate per garantire la massima qualità del servizio.

Ma iniziamo spiegando i vantaggi e i campi di applicazione di questa attività.

Il technical writing (TW) è la redazione di manuali e procedure, libretti d’istruzione e simili: la creazione di tutta la documentazione volta a illustrare le caratteristiche e il funzionamento di un prodotto o processo.

Le applicazioni del technical writing:

• manuali d’uso, di installazione, di manutenzione, di servizio;
• procedure aziendali;
• WEB: guide in linea, tooltip, infotip, hint, webzine, e-zine, cyberzine, hyperzine;
• riviste di settore: trade and technical journals, on-line magazines e on-line journals.

La redazione tecnica

La redazione tecnica non riguarda solo il writing… è anche technical communication, un servizio in grado di offrire continuità, tutela e risparmio, perché:

• Grazie a un manuale d’uso completo e al contempo chiaro e user-friendly, i clienti riescono a sfruttare al meglio le caratteristiche per cui hanno scelto una macchina utensile. Il manuale tecnico permette loro di apprezzare tutte le funzionalità e di avere una migliore percezione del prodotto. Inoltre, grazie ad esso il cliente si sente maggiormente tutelato anche in caso di incidenti. Infine, i nostri technical writer assicurano un’esposizione chiara ed esaustiva delle prescrizioni e procedure di sicurezza, degli standard e delle normative di riferimento dei prodotti.

• Le procedure aziendali sono finalizzate a razionalizzare e coordinare il lavoro delle persone che formano l’azienda e devono pertanto essere tecnicamente precise, ma anche comunicare chiaramente: e qui entra in gioco il technical writer, per la piena valorizzazione del contenuto delle vostre procedure.

• Con gli strumenti web, l’assistenza e la comunicazione con il vostro cliente saranno quanto mai continue, oltre che chiare e sicure: in qualsiasi luogo e momento l’utente del vostro prodotto potrà accedere ai vostri materiali via web, da qualsiasi dispositivo – dal pc allo smartphone al tablet – e apprezzare la continuità della vostra assistenza tecnica accedendo a help desk e altri strumenti di help “on-line”, in un modo mirato e rapido per lui e decisamente cost-effective per voi, grazie all’eliminazione dei costi di stampa e distribuzione del cartaceo.

• Le riviste di settore sono uno strumento prezioso per far conoscere la vostra azienda e il vostro prodotto: la precisione tecnica dei testi deve accompagnarsi alle capacità comunicative di un bravo copywriter per fare di ogni articolo un efficace strumento di pubblicità e marketing in grado di procurarvi nuovi clienti.

Modelli di realizzazione del servizio

La redazione tecnica è sia technical writing sia technical communication: da qui la necessità di affiancare esperti del settore industriale e specialisti della scrittura, ingegneri e redattori, per coniugare l’accuratezza dei contenuti con l’efficacia della comunicazione al destinatario target. L’esperto tecnico fornisce contenuti completi e meticolosi, il copywriter calibra le modalità di esposizione e comunicazione secondo il profilo del destinatario del prodotto di technical writing, applicando con competenza l’approccio più adeguato:

• il modello tutorial, che guida l’utente passo per passo nell’apprendimento del funzionamento del prodotto in modo semplice e diretto
• il modello reference, destinato allo specialista e all’utente esperto, consistente in una descrizione rigorosa ed esaustiva delle specifiche tecniche, delle funzioni del prodotto e della sua logica operativa.

Per chi desiderasse approfondire ulteriormente il discorso a livello tecnico, invitiamo a consultare l’illuminante volume “La magia della scrittura” e la pagina dedicata sul nostro sito.

Servizio di technical writing: le fasi di erogazione del servizio

Operazioni preliminari

Il primo step del nostro servizio di technical writing prevede un briefing remoto o presso la sede del cliente per:

• definire i contenuti da trattare, il livello di sintesi e/o approfondimento delle informazioni e la necessità di riferimenti a normative specifiche. Il nostro copywriter/technical writer tecnico si confronterà con un esperto del vostro settore che lo accompagnerà nella corretta comprensione della materia da trattare. L’esperto di settore potrà essere il cliente stesso; diversamente, sarà selezionato in modo da evitare ogni conflitto d’interessi.
• individuare il profilo dell’utente destinatario e l’approccio più adeguato tra il modello tutorial e il modello reference;
• definire il formato di realizzazione (cartaceo, web o audio/video), l’impaginazione, le dimensioni del documento, il numero e le caratteristiche delle pagine/videate;
• la struttura del documento: modularità, la suddivisione e ordine logico degli argomenti, eventuali allegati e indici analitici, link multimediali esterni/interni, codici QR, illustrazioni (disegni, esplosi, tabelle, fotografie);
• lingua di redazione e lingue di traduzione;
• date per le verifiche intermedie, le verifiche conclusive, per l’eventuale validazione da parte del cliente e la consegna.

Fasi di realizzazione del servizio

A seguito del briefing la nostra redazione tecnica procederà a:

1. individuare e raccogliere le fonti, costituite da materiale del cliente e da materiale redatto in precedenza e utile per la redazione del nuovo documento, con la consulenza di esperti del settore;
2. redazione, illustrazione e impaginazione;
3. verifiche interne dei contenuti da parte dei nostri revisori ed esperti del settore, per verificare fase per fase la corretta comprensione della materia da parte del copywriter;
4. verifica dell’usabilità di eventuali interfacce;
5. verifiche intermedie con cliente;
6. traduzione e localizzazione in lingue diverse da quella di redazione. I nostri technical writer sono anche all’estero, per redigere testi tecnici direttamente in lingua straniera: disponiamo ad esempio di redattori tecnici madrelingua inglese britannico e americano.
7. verifica dell’usabilità di eventuali interfacce tradotte;
8. verifica complessiva del cliente;
9. pubblicazione on-line o stampa cartacea. Per la pubblicazione on-line in particolare, la nostra redazione potrà utilizzare il CMS del cliente che lo richieda; il nostro staff IT è inoltre disponibile per suggerimenti e consulenza sui Content Management System più adeguati a soddisfare le esigenze del cliente.
10. validazione finale da parte del cliente.

La nostra redazione tecnica è inoltre disponibile per l’analisi e la revisione di documentazione già esistente, di cui valuterà l’efficacia espositiva, anche in riferimento alle normative di settore e ai regolamenti in materia di salute e sicurezza: perché la sicurezza del produttore e del cliente passa anche attraverso il technical writing.